Notice d’information pour la gestion d’un cabinet médical
« Votre médecin est amené à recueillir et à conserver dans un dossier, des informations sur votre état de santé.
Pourquoi votre médecin tient-il un dossier sur vous ?
La tenue du dossier « patient » est obligatoire. Ce dossier a pour finalité d’assurer votre suivi médical et de vous garantir la prise en charge la plus adaptée à votre état de santé.
Il garantit la continuité de la prise en charge sanitaire et répond à l’exigence de délivrer des soins appropriés.
Quelle est sa durée de conservation ?
Il est conservé en principe pendant 20 ans à compter de la date de votre dernière consultation, par référence aux dispositions de l’article R. 1112-7 du code de la santé publique applicables aux établissements de santé.
Dans le cas d’un logiciel hébergé par un prestataire:
"Votre dossier est hébergé sur les serveurs , qui dispose d’un agrément / d’une certification délivrée en application des dispositions de l’article L.1111-8 du code de la santé publique. Votre Médecin], présent chez l’hébergeur est garant de la confidentialité des données de santé. Vous pouvez vous opposer à l’externalisation de vos données soit en contactant directement votre médecin soit en contactant directement l’hébergeur de données de santé par courrier postal ou à l’adresse électronique suivante:....... "
Quels sont les destinataires des informations figurant dans votre dossier ?
Seuls ont accès aux informations figurant dans votre dossier votre médecin et, dans une certaine mesure, au regard de la nature des missions qu’il exerce, son personnel. Votre médecin, avec votre consentement, pourra également transmettre à d’autres professionnels de santé des informations concernant votre état de santé. Enfin, afin de permettre la facturation des actes qu’il réalise, votre médecin est amené à télétransmettre des feuilles de soins à votre caisse de sécurité sociale.
Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Vous pouvez accéder aux informations figurant dans votre dossier. Vous disposez, par ailleurs, sous certaines conditions, d’un droit de rectification, d’effacement de ces informations, ou du droit de vous opposer ou de limiter leur utilisation.
Pour toute question relative à la protection de vos données ou pour exercer vos droits, vous pouvez vous adresser directement à votre médecin. En cas de difficultés, vous pouvez également saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) d’une réclamation. »
Cette notice d’information doit naturellement être adaptée à votre situation particulière. Elle ne vise que la gestion des dossiers des patients. Si d’autres traitements sont mis en place (ex : recherche, utilisation d’une plateforme sécurisée de gestion des rendez-vous), vous devrez réaliser une information spécifique concernant ces traitements portant notamment sur la finalité de ces traitements, le fondement légal, la durée de conservation des données.